Miksi RPA ällöttää ohjelmistokehittäjää ja mikä Penaa kiukuttaa?

Kuulen paljon kritiikkiä ohjelmistorobotiikkaa (RPA) vastaan. Yleisimmin kritiikki tulee ohjelmistokehittäjiltä. Perinteiset vastustuksen syyt ovat:

    • ”Se on niin vanhaa teknologiaa!”
    • ”Sillä vain yhdistetään kaksi asiaa, jotka eivät kuulu yhteen!”
    • ”Miksi ei kehitetä kokonaan uusia järjestelmiä?”

Ymmärrän nämä argumentit hyvin, kun ne tulevat ohjelmistokehittäjiltä, joiden kuuluukin liikkua teknologian aallonharjalla.

Vilkaistaanpa asiaa kuitenkin ihmisten ja liiketoiminnan näkökulmasta. Leikitään (ei kovinkaan hypoteettisesti), että yrityksellä on käytössä vanha core-järjestelmä, joka ei ”ihan taivu” nykyaikaisiin käyttäjäystävällisiin normeihin:

Penaa kiukuttaa järjestelmän käyttäminen. Pena joutuu klikkailemaan kymmeniä kertoja käyttöliittymää, availemaan Exceleitä, noutamaan tiedostoja ja tarkastamaan arvoja, jotta saa lisättyä myyntinsä järjestelmään. Virheitä sataa, Pena ei ehdi myymään, koska työpäivä hukkuu käyttöliittymän klikkailuun ja Penan kiukku kasvaa päivä päivältä.

On totta, että kauaskantoisin ratkaisu olisi vaihtaa koko core-järjestelmä. Pitkässä juoksussa se onkin ainoa oikea vaihtoehto, mutta mitä tehdään sillä välin? Coren vaihtaminen on harvoin muutaman kuukauden asia. Ja myönnetään nyt tosiasiat: ainahan se jostakin syystä viivästyy. Miksi sitä odotellessa ei oteta käyttöön ohjelmistorobotiikkaa tukemaan liiketoimintaa ja helpottamaan Penankin elämää?

Jos core-järjestelmän vaihtaminen kestää 2 vuotta, ja RPA:n takaisinmaksuaika on noin 6kk, RPA on maksanut itsensä takaisin 4 kertaa ja Penakin saattaa olla vielä töissä. Riskinä toki on, että RPA jää yritykseen de facto tavaksi automatisoinnille, ja koko tarpeellinen core-järjestelmän päivitys unohdetaan. RPA avulla pystytään pidentämään teknisen velan takaisinmaksua, mutta jossakin kohtaa se on aina maksettava. Edellä mainittu riski on olemassa, mutta se ei poista RPA:n hyötyjä eikä ole hyvä syy jättää sitä hyödyntämättä.

Mitä kannattaa automatisoida?

Mistä sitten yritys voi tietää, mitä pitäisi automatisoida? Voisiko oikea tapa olla se, että yritysjohto katsoo raporteista, missä ovat suurimmat numerot ja ohjaavat robotiikkabudjettia sinne? Ei yleensä. Voisiko vastaus piillä kysymyksessä ”Miksi sinua Pena kiukuttaa?” Pena osaa varmasti tässäkin tapauksessa sanoa, mikä häntä ärsyttää ja mikä helpottaisi hänen työntekoaan.

Yrityksen pitää kannustaa sekä antaa työntekijöille riittävästi joustoa (slack) miettiä, mitkä automatisoinnit auttaisivat heitä tekemään työnsä helpommin. Työntekijöitä on myös autettava ymmärtämään, mihin robotiikka ­ ja miksei myös keinoäly pystyy ja mihin ei.

Viekö robotti työni ja vaimoni?

On huomattava, että työntekijöitä saattaa pelottaa robotti, joka on tekemässä heidän työtään. Mietitään kuitenkin ajatusta hiukan lisää: tekeekö robotti oikeastaan kenenkään työtä? Onko myyjän työ kirjata myyntejä järjestelmään vai olla asiakkaan kanssa ja tuottaa heille lisäarvoa sekä yritykselle kauppaa? Onko kirjanpitäjän työ naputella ostolaskuja oikeille tileille vai tuottaa asiakkaalle todellista arvoa neuvomalla häntä liiketoiminnan taloushallintaan liittyvissä asioissa? Onko konsultin työ kehittää asiakkaidensa liiketoimintaa vai kirjailla tunteja ja matkalaskuja järjestelmiin? Loppujen lopuksi pahinta mitä prosessien robotisoinnista voi seurata on, että työntekijät huomaavat heillä olevan paljon enemmän aikaa tehdä oikeaa työtään.

Avainasemassa on, että työntekijöiden työaikaa pyritään vapauttamaan tehtäviin, jossa he tuottavat eniten arvoa: ihmiskontaktit, suunnittelu, kehittäminen sekä poikkeuksienhallinta. Nappuloiden naputtelun voi aivan hyvin hoitaa robotti.